Klokkenluidersregeling

1. Algemeen
Ingevolge de wet- en regelgeving dient een accountantsorganisatie te beschikken over een klokkenluiderregeling.

2. Reikwijdte
Deze klokkenluiderregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

3. Procedure

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluiderregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.

2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via vertrouwenspersoon@rijkse.nl.

3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen.

4. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.

a) Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk het bestuur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.

b) Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.

c) Bij het informeren van de directeur en compliance officer als bedoeld in de punten 4a en 4b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.

5. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.

6. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

4. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluiderregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn / haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn / haar carrière.