Rijkse Connect >>>
Rijkse Connect

Handleidingen

Rijkse Connect Portal Scan en klaar Twinfield Rijkse Connect Business Monitor

CONNECT PORTAL

Rijkse Connect App

Met de Rijkse Connect app kunt u op makkelijke en veilige wijze informatie uitwisselen en samenwerken met ons. De app is universeel en werkt op zowel iPhone als iPad en er is een versie speciaal voor Android. Lees meer over de Rijkse Connect app.

Aan de slag met ons klantenportaal

Met ons Rijkse Connect Portal kunnen we online met u samenwerken. Snel aan de slag met de Rijkse Connect Portal. Lees hier een uitgebreide beschrijving van diverse onderdelen, de belangrijkste functionaliteit en meest gestelde vragen.

Het accorderen/goedkeuren van een document

Bekijk hoe u digitaal uw goedkeuring (accorderen) kunt geven aan een document, zoals bijvoorbeeld een belastingaangifte of een jaarrekening. U kunt ook onze instructiefilm raadplegen.

Na uw goedkeuring worden bepaalde documenten automatisch verstuurd naar de zogenaamde uitvragende partijen, zoals de Belastingdienst, Kamers van Koophandel of uw bank.

Aanmaken extra klantgebruiker

Lees hoe u zelf een extra klantgebruiker kunt aanmaken om toegang te verlenen tot uw eigen omgeving op het Rijkse Connect Portal

SCAN & KLAAR! (BASECONE)

Scan & Klaar App

Met onze Scan & Klaar! (Basecone Spenser App) kunt u eenvoudig en snel alle facturen, bonnetjes en documenten aanleveren zodat deze met één klik verwerkt worden in uw administratie.

Hoe kan ik bestanden aanleveren?

Het aanleveren van documenten en facturen kan eenvoudig door de bestanden te e-mailen naar het uniek e-mailadres per administratie, te slepen in de webapplicatie, of via de App voor iPhone of Android.

E-mailen van bestanden

Uw administratie in Basecone beschikt over een uniek e-mailadres. Dit wordt door Rijkse aan u verstrekt. (klantnummer@mailtorijkse.nl)
TIP! Het e-mailadres voor uw administratie staat ook vermeld aan de linkerkant van uw overzichtsscherm in de Basecone webapplicatie.

Ontvangstbevestiging

Zodra u 1 of meerdere bestanden naar Basecone heeft gestuurd dan ontvangt u een ontvangstbevestiging. Hiermee kunt u vaststellen of het aanleveren is gelukt, een ontvangstbevestiging geeft ook aan wanneer een bestand niet in een administratie geplaatst kon worden.

Slimme tips

U kunt bij het versturen van een factuur al direct een tag of label meegeven aan uw bijlage. Voeg bijvoorbeeld [ink] toe aan de onderwerpregel om uw bijlage(n) direct als inkoop te kenmerken. U gebruikt bijvoorbeeld [vrk] voor verkoopfacturen.
Tevens kunt u commentaar meegeven om het commentaarveld in Basecone automatisch aan te vullen. Gebruik de [* hier schrijft u uw commentaar *] in uw e-mail, dus niet in de onderwerpregel.

Bestanden slepen

U kunt bestanden in Basecone slepen door één of meerdere bestanden op uw computer te selecteren en te slepen in het Aanlevervak in Basecone. Laat de bestanden los in het aanlevervak en uw bestanden worden in Basecone geplaatst. U kunt op deze manier tot ongeveer 100 documenten tegelijk aanleveren. Ook kunt u met uw muis op het aanlevervak klikken om (afhankelijk van de mogelijkheden van uw internet browser) 1 of meerdere bestanden te selecteren.

Scan & Klaar! Basecone Spenser App

Het aanleveren van documenten en facturen kan eenvoudig door gebruikt te maken van de Basecone Spenser App!
Dit is vooral geschikt voor kas- en pinbonnetjes, maak een foto met uw telefoon, tag het document, wijs het toe aan de juiste administratie en verzend!

Gebruik Basecone Spenser App

Basecone Spenser App eerste keer inloggen

Eerst moet u de Basecone Spenser App downloaden. Hierin kunt u eenvoudig facturen of bonnetjes inscannen en versturen.
Wanneer de App geopend is dan zal deze vragen naar de verstrekte inloggegevens en druk vervolgens op login.

Administratie selecteren

Nadat u ingelogd bent vraagt Basecone direct de desbetreffende administratie te selecteren waar u de factuur naar toe wilt sturen.

Bonnetje of factuur toevoegen

Wanneer de juiste administratie is geselecteerd dan kunt u een bonnetje of factuur toevoegen.  Dit kan door de + knop te gebruiken. Voeg een bestand toe door een foto te maken of een eerder gemaakte foto te selecteren uit de fotogalerij/filmrol op uw telefoon. Kies voor gebruik foto.


Tip!
Voor iPhone gebruikers; via de blauwe bolletjes in de hoeken van de foto kunt u de afmeting van de factuur/bon aanpassen.

Nadat u de juiste foto of bestand heeft gebruikt, komt u in de lijst ‘in afwachting’ terecht. De status hiervan is niet toegewezen, daarnaast ziet u ook de optie voor toegewezen. Tik het document aan en er verschijnen 2 opties: Factuur of Declaratie.

Factureren

Wanneer u voor factuur kiest, dan opent zich een nieuw scherm.
Hier kunt u eventueel een aantal aanpassingen maken:

  • Documentnaam
  • Tag selecteren (inkoopfactuur of verkoopfactuur)
  • Opmerking toevoegen

Kies voor gereed.
Hierna komt de vraag of u het document wilt versturen of opslaan.
Wanneer u voor versturen kiest, wordt het document meteen naar Basecone verzonden. Hierna zal het archief geopend worden en ziet u de laatste 25 bestanden die verzonden zijn.

Wanneer u voor opslaan kiest,  dan kunt u het document later aanpassen en versturen. Het document komt dan in de lijst in afwachting met de status toegewezen.

Tip! In het scherm van de toegewezen documenten kunt u facturen eenvoudig uploaden naar Basecone door naar rechts te swipen en eenvoudig verwijderen door naar links te swipen.

Declareren

Wanneer u voor declaratie kiest, dan opent zich een nieuw scherm. Hier kunt u in de specifieke bon een aantal aanpassingen maken:

  • Omschrijving
  • Het bedrag (incl. BTW) invoeren
  • Valuta
  • Kostencategorie
  • Datum

Kies voor volgende om het bonnetje toe te voegen, Android gebruikers kiezen voor opslaan. Hierna kunt u dit declaratie item toevoegen aan een declaratie en kunt u items bundelen.

  1. Wanneer er nog geen declaratierapport bestaat en deze aangemaakt moet worden.

Geef de declaratie de volgende gegevens mee:

  • Passende titel
  • Valuta
  • Betaalwijze

Kies voor volgende om het bonnetje toe te voegen, Android gebruikers kiezen voor opslaan.

De declaratie is nu zichtbaar met eerst het voorblad en vervolgens uw eerste bon. Wanneer u meer bonnen wilt toevoegen aan dezelfde declaratie, klik dan op de + knop. Als alle bonnen in dit declaratierapport zijn toegevoegd, kies dan voor verstuur en hiermee worden de declaraties met alle achterliggende bonnen naar Basecone verstuurd.

Wanneer u de declaratie nog niet wilt versturen omdat u bijvoorbeeld later nog bonnen moet toevoegen, kies dan voor terug of voor Android gebruikers opslaan.
De declaratie en onderliggende bonnen worden bewaard en kan later opnieuw geopend worden om meer bonnen toe te voegen of de declaratie te versturen.

  1. Wanneer een declaratie is aangemaakt waar een specifieke bon tussen hoort.

Ga naar het bestaande declaratierapport en daarna op volgende, Android gebruikers kiezen voor opslaan.

Nadat u de bon heeft toegevoegd aan een al bestaand declaratierapport, kunt u kiezen tussen opslaan en versturen.
Wanner u later nog bonnen wilt toevoegen aan dezelfde declaratie kies dan voor sluit, Android gebruikers kiezen hier voor opslaan.
Als alle bonnen voor dit declaratierapport zijn toegevoegd, klik dan op verstuur en hiermee worden de declaraties met alle achterliggende bonnen naar Basecone verstuurd.

Aanleverinstructies, formaten en overige tips

Bestanden en bestandsformaten

Voor documenten die herkend en geboekt moeten worden raden wij aan om PDF-formaat te gebruiken.
Voor bestanden die alleen opgeslagen dienen te worden als archiefstuk zijn de volgende formaten ook toegestaan:
.pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .png, .tif, .tiff, xls, .xlsx, .docx, .txt, .csv, .swi, .mt940, .940, .sta, .zip

Overige tips
  • Probeer op een vaste dag de facturen te mailen of te uploaden.
  • Hou voor eigen gemak goed bij of een factuur reeds doorgezet is naar het archief. Binnen de App ook te herkennen in de lijst ‘niet toegewezen’
  • Scannen en mailen van de facturen naar een door ons aangemaakt, uniek mailadres
    • Inkoopfacturen:
      • Apart bestand met facturen die maar 1 pagina hebben
      • Facturen die uit meerdere pagina’s bestaan liefst per stuk of per factuur aanleveren
      • Apart bestand met kassa en/of pinbonnen
  • Eventueel een afspraak maken met leveranciers die facturen doormailen, om in de CC het unieke e-mailadres te zetten.
  • Let op dat de facturen niet op hun kop worden gescand dat is vrij lastig om te verwerken.
  • Overige andere documenten waarover wordt getwijfeld kan het beste even worden overgelegd/gecommuniceerd met uw Rijkse contactpersoon.
  • Wanneer er een creditcard in gebruik is, deze samen met het maandelijkse overzicht van betaalde facturen/bonnen in één bestand mailen naar het archief of maak gebruik van de Spenser App.
  • Speciaal voor kas-en pinbonnetjes hebben is de Basecone Spenser App. Om gemakkelijk foto’s te maken en meteen door te sturen naar Basecone. Deze is minder geschikt voor A4 facturen omdat de cijfers en letters te klein om goed te kunnen verwerken.

Raadplegen archief

Binnen Basecone ontstaat al snel een online archief van alle documenten die u heeft verwerkt. Maar ook de documenten die u alleen wilt opslaan zonder te boeken in uw boekhouding. Het is handig als u alle documenten kunt doorzoeken, inclusief de boekstuknummers en andere boekingsgegevens, dit kan in het Archief van Basecone.

Archiveren en opvragen van documenten

Het opvragen van het archief kan op 2 manieren:

Via het menu rechts bovenin, openklappen en kies voor archief.
Of
Via het menu links, het icoon met doosje voor het archief.

Doorzoeken

In het Archief kunt u zoeken naar documenten door aan de linkerzijde een zoekcriteria aan te geven. Er zijn oneindig veel combinaties te maken van zoekcriteria. Zo kunt u op zoek gaan naar documenten die tussen twee datums in liggen. Of zoek binnen bepaalde bedragen of in combinatie met een bepaalde tag. U kunt uw zoekcriteria verfijnen en uitbreiden tot u de juiste gegevens heeft gevonden.

In het overzicht ziet u de belangrijkste kenmerken van de getoonde documenten.

Detailgegevens

Als u op een documentregel klikt dan kunt u de detailgegevens van de factuur opvragen. Tevens kunt u door de pagina’s van uw document bladeren of het document vergroten of juist verkleinen op uw scherm.

U kunt het document downloaden, opslaan en afdrukken.

Document tijdlijn

Wanneer u rechts van het document op Document tijdlijn klikt, komt er een overzicht van alle stappen die in het document doorlopen zijn en wie de actie heeft verricht. Ook ziet u eventueel welk commentaar er in het
verleden aan het document is toegevoegd.

Document details

Wanneer u rechts van het document op Document details klikt, komt er een overzicht hoe het document is geboekt in uw boekhoudsysteem.

De herkende waarden zoals factuurnummer of bedragen zullen na het taggen getoond worden. Alleen wanneer het document is geboekt zal het boekstuknummer, grootboekrekening en overige gegevens getoond worden. Zo kunt u altijd nagaan hoe de factuur via Basecone in uw boekhouding is geboekt.

Let op! Wanneer u later in uw boekhouding de (concept)boeking aanpast, zullen de boekingsgegevens in Basecone ongewijzigd blijven, zo kunt u in Basecone altijd nagaan hoe de factuur naar uw boekhouding is verzonden.

Extra opties

Wanneer u 2 of meer documenten selecteert krijgt u extra opties te zien.

  • Meerdere documenten verwijderen tenzij deze reeds verwerkt zijn
  • Documenten downloaden
    • Dit kan tot 50 documenten tegelijk
    • Van de bestanden wordt een gecomprimeerd ZIP-bestand gemaakt, het is mogelijk om meerdere keren een ZIP-bestand te maken

TWINFIELD

Factureren met Twinfield NEO

Met het factuur dashboard voert u als ondernemer zelfstandig de volledige verkoopadministratie. U maakt zelf offertes en verkoopfacturen aan welke direct in de administratie geboekt worden. Daarnaast heeft u zicht op de openstaande posten, waardoor u grip heeft op het betalingsgedrag van uw klanten.

  • Voor schermvoorbeelden en korte uitleg, klikt u hier
  • Voor een uitgebreide handleiding in PDF, klikt u hier

Betaaladvieslijst aanmaken

Via Twinfield kunt u automatisch een betaalvoorstel aanmaken van uw ingeboekte crediteurenfacturen.
Het proces van automatisch betalen omvat de volgende stappen:

Selecteren van openstaande posten

  1. Beoordelen betaaladvieslijst
  2. Aanbrengen van wijzigingen (indien nodig)
  3. Autoriseren betaalrun
  4. Betaalbestand maken
  5. Afronden betaalrun

Voor een uitgebreide handleiding klikt u hier

Automatische bankkoppeling aanleggen met de RABO Bank

Om de koppeling met de RABO bank tot stand te brengen dient u het volgende uit te voeren :

U dient te beschikken over Rabo Internetbankieren Professional anders zijn bepaalde menukeuzes niet aanwezig.
U heeft een eenmalige toegangscode ontvangen van Twinfield.• Ga in Rabo Internetbankieren naar het menu Internetbankieren | Betalen en Sparen | Online boekhoudpakket | Instellingen

  • Kies in dit scherm bovenin voor ‘Twinfield’ en vervolgens voor ‘Rekeningen onderhouden’
  • Vervolgens wordt er gevraagd om in te loggen. Kies nu voor ‘Ik heb een eenmalige toegangscode’.
  • Vul in dit scherm de gegevens in zoals die zijn ontvangen in het mailbericht van Twinfield.
  • U kunt nu aangeven welke functionaliteit per rekeningnummer gebruikt gaat worden, zoals het ontvangen van bankafschriften rechtstreeks in de administratie, het versturen van betalingen, het versturen van ontvangstbevestigingen, etc. Dit kunt u doen door een vinkje te zetten achter het betreffende rekeningnummer.
  • Als u deze stappen hebt doorlopen kunt u het proces voltooien door middel van het inloggen met de Random Reader.

Voorbeeld mailbericht

Automatische bankkoppeling aanleggen met de ABN AMRO Bank

Om de koppeling met de ABN AMRO bank en Twinfield tot stand te brengen dient u deze eerst te activeren. Dit kan telefonisch of online:

Telefonisch: bel de ABN AMRO op 0900 – 0024.
Let op! Er wordt telefonisch gevraagd om een relatie- of contractnummer. Dit betreft een verificatiecode die u zelf mag bedenken en opgeven.
Gezamenlijk met de mail die u ontvangt van de ABN AMRO dient u deze door te geven aan uw contactpersoon bij Rijkse die vervolgens de vervolgstappen kan uitvoeren.

Online: heeft ABN AMRO de handtekening van de rekeninghouder nodig. U dient het formulier dan online in te vullen, uit te printen, te ondertekenen en op te sturen naar ABN AMRO. Belangrijk om rekening mee te houden: alleen de rekeninghouder kan en mag de koppeling aanvragen.
De gegevens die u vervolgens via mail ontvangt dient u dan gezamenlijk met de door u opgegeven verificatiecode aan uw contactpersoon bij Rijkse te geven die vervolgens de vervolgstappen kan uitvoeren.

Voorbeeld mailbericht

Automatische bankkoppeling aanleggen met de ING Bank

Om de koppeling met de ING bank en Twinfield tot stand te brengen dient u deze eerst te activeren:

Voorwaarde:
U heeft een eenmalige toegangscode ontvangen van Twinfield.

U dient te beschikken over Rabo Internetbankieren Professional anders zijn bepaalde menukeuzes niet aanwezig.

1. Aanvragen koppeling bij ING

  • Log op de gebruikelijke manier in bij ‘Mijn ING Zakelijk‘
  • In het onderste menu gaat u naar de link ‘koppeling boekhoudpakket’ (via: Gegevens en Instellingen).
  • Selecteer hier ‘Twinfield’ en kies voor ‘Aanvragen-Wijzigen’
  • Vervolgens wordt er gevraagd om in te loggen in Twinfield. Kies nu voor ‘Ik heb een eenmalige toegangscode’.

  • Vul in dit scherm de gegevens in zoals die zijn ontvangen in het mailbericht van Twinfield.
  • Vervolgens kunt u aangeven of u de automatische import wilt instellen. Een vinkje bij Transaction (Statement) / Transactie (Afschrift) zorgt ervoor dat uw banktransacties dagelijks in Twinfield onder e-bankafschriften verschijnen. Bij ‘Bank’ staan uitsluitend de bank-dagboeken die reeds zijn aangemaakt in uw omgeving.

Voorbeeld mailbericht

BUSINESSMONITOR (VISIONPLANNER)

Werken met het dashboard

Met je persoonlijke dashboard op onze Business monitor heb je snel inzicht in actuele cijfers.

Wat vindt je waar ?

Home
Linksboven vind je de homeknop. Via deze button kom je altijd terug bij je presentatiescherm.

Administratie
Naast de homeknop vind je een overzicht van al de administraties die jij gekoppeld hebt aan het systeem. Je kunt hier eenvoudig wisselen tussen de verschillende administraties.

Standaard presentatie
Met de knop daarnaast, kan je wisselen van presentatie (indien van toepassing).

Alerts
Met de knop  kunnen de zogenaamde “alerts” worden geraadpleegd. Dit is een automatische melding als er iets in de administratie sterk verandert. Bij vragen over bepaalde alerts kunt u uiteraard uw contactpersoon bij Rijkse raadplegen.

Verversen
Als de presentatie wordt geopend worden automatisch alle gegevens uit het pakket ingelezen (”ververst”). Mocht je handmatig willen verversen kan dat dmv de knop .

Tabbladen
Elk presentatiescherm bestaat uit verschillende tabbladen, die de belangrijke cijfers presenteren.

Selectie presentatieperiode
Presenteer jij je cijfers liever per kwartaal? Geen probleem. Via het kalendericoon  (rechts bovenin het scherm), selecteer je zelf de gewenste periode. Je hebt hierbij keuze uit maanden, kwartalen, halfjaren en jaren.

Printen
Indien noodzakelijk kan het geselecteerde tabblad worden afgedrukt middels het -icoon

Uitleg presentatiescherm
Elk presentatiescherm is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Al deze onderdelen zijn nodig om een goede presentatie van jouw cijfers weer te geven. Zo beschik je over verschillende tabbladen, die afzonderlijk de belangrijke cijfers van jouw bedrijf presenteren. Elke presentatie is opgebouwd uit verschillende grafieken (widgets). Deze grafieken zijn gebaseerd op alle cijfers uit je boekhoudpakket en de bedrijfsgegevens die jij hebt ingevoerd. Daarnaast geven de grafieken een prognose (toekomstverwachting) over het komende boekjaar. Via deze knop aan de rechter bovenzijde van het scherm, krijg je inzicht in de gegevens en de modules die je kunt gebruiken voor de opbouw van je presentatie. Je kunt de presentaties ook afzonderlijk delen met jouw klanten of medewerkers.

Inzoomen tot op de factuur
Omdat we gebruik maken van het documentenarchief van Basecone, kan je vanuit de presentatie inzoomen tot op de factuur. Klik binnen de presentatie op de categorie waarop jij wilt inzoomen. Klik elke keer een stapje verder. Zo kun je bij specifieke uitschieters precies nagaan waardoor deze worden veroorzaakt.

Eerste keer inloggen / meteen aan de slag!?

Om uw cijfers daadwerkelijk in te kunnen zien sturen wij u een email waarmee wij u uitnodigen om aan de slag te gaan:

Wanneer u in de email klikt op  krijgt u een scherm te zien waarin u een wachtwoord kunt maken.

Dit wachtwoord moet voldoen aan een aantal kenmerken. Wanneer uw wachtwoord hier niet aan voldoet dan krijgt u de volgende melding:

Zodra u een geldig wachtwoord heeft ingevuld kunt u uw cijfers inzien.

Uw dashboard opstarten vanuit Rijkse Connect Portal (SSO)

Om vanuit uw Rijkse Connect Portal gelijk uw Visionplanner dashboard te bekijken, hebben wij eenmalig een zogenaamde Single Sign On Code (SSO) nodig. U gebruikt zo’n Single Sign On code om direct in te loggen zonder wachtwoord en mailadres te gebruiken.
U kunt onderstaande stappen doorlopen om dit eenmalig aan ons te verstrekken:

Stap 1 | Log in bij Visionplanner
Ga naar https://cloud.visionplanner.nl/ en log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Stap 2 | Ga naar Mijn gegevens
De instellingen voor de SSO kunt u vinden door rechtsboven in het scherm op de pijl naar onder te klikken. Kies voor ‘Mijn gegevens‘.

Stap 3 | Kopieer de SSO code
Klik nu onder de gegevens op ‘Single Sign On tonen‘. U kunt de code nu kopiëren door deze te selecteren en te plakken in een email bericht. Deze mail kunt u sturen naar portal@rijkse.nl of naar uw relatiebeheerder bij Rijkse accountants & adviseurs.

LET OP:

  • We willen de code hebben en niet de URL.
  • Ga zorgvuldig om met deze SSO code.

Behoefte aan een kennismakingsgesprek?

RA NBA RBA NIRPA