Aan de slag met onze producten
Als Rijkse doen we er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn bij het proces van uw boekhouding. We hebben een aantal tools ontwikkeld die u en ons daarbij helpen. Hieronder vindt u de handleidingen voor deze producten.
Portal of Cliënt App
Met de Rijkse Connect app kunt u op makkelijke en veilige wijze informatie uitwisselen en samenwerken met ons. De app is universeel en werkt op zowel iPhone als iPad en er is een versie speciaal voor Android. Lees hier meer over de app.
Aan de slag met ons krantenportaal
Met ons Rijkse Connect Portal kunnen we online met u samenwerken. Snel aan de slag met de Rijkse Connect Portal.
Raadplegen dossiers en uploaden van documenten
Bekijk het stappenplan om uw online dossier te raadplegen en documenten naar het portaal te kunnen uploaden.
Het accorderen of goedkeuren van een document
Bekijk hoe u digitaal uw goedkeuring (accorderen) kunt geven aan een document, zoals bijvoorbeeld een belastingaangifte of een jaarrekening. U kunt ook onze instructiefilm raadplegen.
Na uw goedkeuring worden bepaalde documenten automatisch verstuurd naar de zogenaamde uitvragende partijen, zoals de Belastingdienst, Kamers van Koophandel of uw bank.
Aanmaken extra klantgebruiker
Lees hoe u zelf een extra klantgebruiker kunt aanmaken om toegang te verlenen tot uw eigen omgeving op het Rijkse Connect Portal
Bascone app
Met de Basecone App kunt u eenvoudig en snel alle facturen, bonnetjes en documenten aanleveren zodat deze met één klik verwerkt worden in uw administratie. Klik op “Handleiding Basecone app juni 2021” om de handleiding te downloaden.
Hoe kan ik bestanden aanleveren?
Het aanleveren van documenten en facturen kan eenvoudig door de bestanden te e-mailen naar het uniek e-mailadres per administratie, te slepen in de webapplicatie, of via de App voor iPhone of Android.
E-mailen van bestanden
Uw administratie in Basecone beschikt over een uniek e-mailadres. Dit wordt door Rijkse aan u verstrekt. (rijkse.klantnummer@mailtorijkse.nl)
TIP! Het e-mailadres voor uw administratie staat ook vermeld aan de linkerkant van uw overzichtsscherm in de Basecone webapplicatie.
Ontvangstbevestiging
Zodra u 1 of meerdere bestanden naar Basecone heeft gestuurd dan ontvangt u een ontvangstbevestiging. Hiermee kunt u vaststellen of het aanleveren is gelukt, een ontvangstbevestiging geeft ook aan wanneer een bestand niet in een administratie geplaatst kon worden.
Slimme tips
U kunt bij het versturen van een factuur al direct een tag of label meegeven aan uw bijlage. Voeg bijvoorbeeld [ink] toe aan de onderwerpregel om uw bijlage(n) direct als inkoop te kenmerken. U gebruikt bijvoorbeeld [vrk] voor verkoopfacturen.
Tevens kunt u commentaar meegeven om het commentaarveld in Basecone automatisch aan te vullen. Gebruik de [* hier schrijft u uw commentaar *] in uw e-mail, dus niet in de onderwerpregel.
Bestanden slepen
U kunt bestanden in Basecone slepen door één of meerdere bestanden op uw computer te selecteren en te slepen in het Aanlevervak in Basecone. Laat de bestanden los in het aanlevervak en uw bestanden worden in Basecone geplaatst. U kunt op deze manier tot ongeveer 100 documenten tegelijk aanleveren. Ook kunt u met uw muis op het aanlevervak klikken om (afhankelijk van de mogelijkheden van uw internet browser) 1 of meerdere bestanden te selecteren.
Basecone App
Hierin kunt u eenvoudig facturen of bonnetjes inscannen en versturen. Met de Basecone app kunt u foto’s maken van bonnen met uw smartphone of een afbeelding of PDF uit uw galerij uploaden, waar en wanneer u wilt. Na het fotograferen de details van de bon erbij zetten en de bon direct versturen naar Basecone, dit kan eenvoudig, overal en snel met de Basecone app.
Gebruik Bascone app
Met de Basecone app kun je éénvoudig foto’s maken, snel afbeeldingen/PDF-bestanden uploaden en deze gemakkelijk versturen naar Basecone.
Met de Basecone app kun je foto’s maken van bonnen met je smartphone of een afbeelding/PDF uit jouw galerij uploaden, waar en wanneer je wilt. Na het fotograferen hoef je alleen de details van de bon erbij zetten en de bon direct versturen naar Basecone. Eénvoudig, overal en snel!
Om de eerste keer in te loggen in de app heb je jouw Basecone inloggegevens nodig. Bij elk volgend bezoek ben je automatisch ingelogd met jouw gebuikersnaam en gebruik je de zelfgekozen pincode om de app te ontgrendelen.
Je kunt er ook voor kiezen om via biometrische gegevens in te loggen. Dit kan met een vingerafdruk (Android) of met gezichtsherkenning (iOS).
Op de afbeelding hieronder zie je het beginscherm, hier kies je jouw standaard administratie. Mocht je ook de rol autorisator hebben, opent de app zich vanuit de autorisator rol en dien je onderaan het scherm op documenten te klikken om vanuit daar te kunnen uploaden.
Als je deze hebt geselecteerd, kom je gelijk in het overzicht met documenten. Daar zie je twee kopjes:
Heb je toegang tot meerdere administraties, dan kun je wisselen van administratie met de home-button rechtsboven. Per administratie zie je in het wissel administratie menu hoeveel documenten er in concept staan.
Via het plusje rechtsonder kun je een item toevoegen in de app. Klik erop en geef vervolgens aan hoe je een afbeelding wilt toevoegen. Je hebt 3 opties:
Wanneer je de camera gebruikt dan kun je de gemaakte foto bewerken. Bijsnijden, rechtsom draaien, of meerdere foto’s maken. Als je klaar bent met fotograferen klik je op Gereed.
Nadat de foto is gemaakt en geselecteerd, schakelt de app automatisch over naar het scherm Bestand Details. De omschrijving is standaard Item datum en tijdstip van aanmaken (indien nodig wijzig je deze). De verder in te vullen velden zijn afhankelijk van de betaalmethode.
Bestand Details > Zakelijke betaling (aanleveren van facturen/bonnen)
Bestand Details > Privé betaling of Creditcard betaling (zakelijk of Privé) (indienen declaraties)
Klik rechtsboven op het Bestand icoontje om de bijgevoegde afbeelding(en) te bekijken.
Wanneer alle velden zijn ingevoerd, kun je de factuur nu of later verzenden.
In de Basecone app kun je bulk acties uitvoeren op alle documenten die onder concepten staan. Klik hiervoor op op één van de items voor langer dan 1 seconde, hierna verschijnen er meerdere opties in beeld:
Als je rechtsonder op Instellingen klikt in het overzichtsscherm, kom je in het Instellingen menu. Hier heb je 6 opties, bovenaan zie je de gebruikersnaam waarmee je bent ingelogd:
Aanleverinstructies, formaten en overige tips
Bestanden en bestandsformaten
Voor documenten die herkend en geboekt moeten worden raden wij aan om PDF en/of UBL formaat te gebruiken.
Voor bestanden die alleen opgeslagen dienen te worden als archiefstuk zijn de volgende formaten ook toegestaan:
.pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .png, .tif, .tiff, xls, .xlsx, .docx, .txt, .csv, .swi, .mt940, .940, .sta, .zip, .ubl
Een factuur in UBL formaat kan je alleen aanleveren via de e-mail. Tenzij het een XML-bestand betreft met daarin een ’embedded PDF’. Deze kan ook worden aangeleverd via het aanlevervak in het Home-scherm in Basecone. Een UBL-factuur kan niet worden aangeleverd via de Basecone app. Als je via de e-mail een UBL bestand wil aanleveren dan voeg je aan de e-mail de twee bestanden toe waaruit de UBL-factuur is opgebouwd:
De namen van deze twee bestanden dienen identiek te zijn (behalve de extensie). Een andere, nog niet zo gangbare manier is het aanleveren van een XML-bestand met daarin een ’embedded PDF’. In dit geval is het voldoende om alleen het XML-bestand aan te leveren.
Overige tips
Binnen Basecone ontstaat al snel een online archief van alle documenten die u heeft verwerkt. Maar ook de documenten die u alleen wilt opslaan zonder te boeken in uw boekhouding. Het is handig als u alle documenten kunt doorzoeken, inclusief de boekstuknummers en andere boekingsgegevens, dit kan in het Archief van Basecone.
Raadpleeg archieven
Archiveren en opvragen van documenten
Het opvragen van het archief kan op 2 manieren:
Via het menu rechts bovenin, openklappen en kies voor archief. Of via het menu links, het icoon met doosje voor het archief.
Doorzoeken
In het Archief kunt u zoeken naar documenten door aan de linkerzijde een zoekcriteria aan te geven. Er zijn oneindig veel combinaties te maken van zoekcriteria. Zo kunt u op zoek gaan naar documenten die tussen twee datums in liggen. Of zoek binnen bepaalde bedragen of in combinatie met een bepaalde tag. U kunt uw zoekcriteria verfijnen en uitbreiden tot u de juiste gegevens heeft gevonden.
In het overzicht ziet u de belangrijkste kenmerken van de getoonde documenten.
Detailgegevens
Als u op een documentregel klikt dan kunt u de detailgegevens van de factuur opvragen. Tevens kunt u door de pagina’s van uw document bladeren of het document vergroten of juist verkleinen op uw scherm.
U kunt het document downloaden, opslaan en afdrukken.
Document tijdlijn
Wanneer u rechts van het document op Document tijdlijn klikt, komt er een overzicht van alle stappen die in het document doorlopen zijn en wie de actie heeft verricht. Ook ziet u eventueel welk commentaar er in het
verleden aan het document is toegevoegd.
Document details
Wanneer u rechts van het document op Document details klikt, komt er een overzicht hoe het document is geboekt in uw boekhoudsysteem.
De herkende waarden zoals factuurnummer of bedragen zullen na het taggen getoond worden. Alleen wanneer het document is geboekt zal het boekstuknummer, grootboekrekening en overige gegevens getoond worden. Zo kunt u altijd nagaan hoe de factuur via Basecone in uw boekhouding is geboekt.
Let op! Wanneer u later in uw boekhouding de (concept)boeking aanpast, zullen de boekingsgegevens in Basecone ongewijzigd blijven, zo kunt u in Basecone altijd nagaan hoe de factuur naar uw boekhouding is verzonden.
Extra opties
Wanneer u 2 of meer documenten selecteert krijgt u extra opties te zien.
Facturen met Twinfield NEO
Met het factuur dashboard voert u als ondernemer zelfstandig de volledige verkoopadministratie. U maakt zelf offertes en verkoopfacturen aan welke direct in de administratie geboekt worden. Daarnaast heeft u zicht op de openstaande posten, waardoor u grip heeft op het betalingsgedrag van uw klanten.
Betaaladvieslijst aanmaken
Via Twinfield kunt u automatisch een betaalvoorstel aanmaken van uw ingeboekte crediteurenfacturen. Het proces van automatisch betalen omvat de volgende stappen:
Selecteren van openstaande posten
Voor een uitgebreide handleiding klikt u hier.
Automatische bankkoppeling aanmaken met de Rabobank
Om de koppeling met de RABO bank tot stand te brengen dient u het volgende uit te voeren
Lees hiervoor deze handleiding.
Automatische bankkoppeling aanmaken met ABN AMRO bank
Binnen Twinfield kunnen alle zakelijke betaalrekeningen van de ABN AMRO direct gekoppeld worden met Twinfield. Een spaarrekening, geblokkeerde rekening, of een beleggingsrekening kan niet gekoppeld worden.
Voorwaarde voor het instellen van de bankkoppeling: voeg eerst de bankrekening toe aan Twinfield en stel de rekeningdetails in. Hoe dit werkt wordt uitgelegd in het artikel: Hoe werkt de nieuwe functie Bankrekeningen?
Stap 1: Vraag de bankkoppeling aan bij de ABN AMRO
Stap 2: Activeer de bankkoppeling in Twinfield
Automatische bankkoppeling aanmaken met ING BANK
Om de koppeling met de ING bank en Twinfield tot stand te brengen dient u het volgende uit te voeren:
Stap 1: Ga naar de ING en vraag de koppeling aan
Stap 2: Log in bij Twinfield voor het selecteren van de rekening(en)
Je komt op het inlogscherm van Twinfield. Log in met je Twinfield inloggegevens.
Heeft de rekeninghouder geen toegang tot Twinfield?
Stuur een eenmalige toegangscode voor het instellen van de koppeling: Bankkoppeling – Eenmalige toegangscode
Stap 3: Activeer de bankkoppeling in Twinfield
Werken met het dashboard
Met je persoonlijke dashboard op onze Business monitor heb je snel inzicht in actuele cijfers.
Wat vindt je waar?
Home
Linksboven vind je de homeknop. Via deze button kom je altijd terug bij je presentatiescherm.
Administratie
Naast de homeknop vind je een overzicht van al de administraties die jij gekoppeld hebt aan het systeem. Je kunt hier eenvoudig wisselen tussen de verschillende administraties.
Standaard presentatie
Met de knop daarnaast, kan je wisselen van presentatie (indien van toepassing).
Alerts
Met de knop kunnen de zogenaamde “alerts” worden geraadpleegd. Dit is een automatische melding als er iets in de administratie sterk verandert. Bij vragen over bepaalde alerts kunt u uiteraard uw contactpersoon bij Rijkse raadplegen.
Verversen
Als de presentatie wordt geopend worden automatisch alle gegevens uit het pakket ingelezen (”ververst”). Mocht je handmatig willen verversen kan dat dmv de knop.
Tabbladen
Elk presentatiescherm bestaat uit verschillende tabbladen, die de belangrijke cijfers presenteren.
Selectie presentatieperiode
Presenteer jij je cijfers liever per kwartaal? Geen probleem. Via het kalendericoon (rechts bovenin het scherm), selecteer je zelf de gewenste periode. Je hebt hierbij keuze uit maanden, kwartalen, halfjaren en jaren.
Printen
Indien noodzakelijk kan het geselecteerde tabblad worden afgedrukt middels het printer icoon.
Uitleg presentatiescherm
Elk presentatiescherm is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Al deze onderdelen zijn nodig om een goede presentatie van jouw cijfers weer te geven. Zo beschik je over verschillende tabbladen, die afzonderlijk de belangrijke cijfers van jouw bedrijf presenteren. Elke presentatie is opgebouwd uit verschillende grafieken (widgets). Deze grafieken zijn gebaseerd op alle cijfers uit je boekhoudpakket en de bedrijfsgegevens die jij hebt ingevoerd. Daarnaast geven de grafieken een prognose (toekomstverwachting) over het komende boekjaar. Via deze knop aan de rechter bovenzijde van het scherm, krijg je inzicht in de gegevens en de modules die je kunt gebruiken voor de opbouw van je presentatie. Je kunt de presentaties ook afzonderlijk delen met jouw klanten of medewerkers.
Inzoomen tot op de factuur
Omdat we gebruik maken van het documentenarchief van Basecone, kan je vanuit de presentatie inzoomen tot op de factuur. Klik binnen de presentatie op de categorie waarop jij wilt inzoomen. Klik elke keer een stapje verder. Zo kun je bij specifieke uitschieters precies nagaan waardoor deze worden veroorzaakt.
Eerste keer inloggen en meteen aan de slag
Om uw cijfers daadwerkelijk in te kunnen zien sturen wij u een email waarmee wij u uitnodigen om aan de slag te gaan.
Wanneer u in de email klikt op krijgt u een scherm te zien waarin u kunt kiezen hoe u wilt inloggen. Kies hiervoor Email en wachtwoord.
Controleer het mailadres en klikt op de knop Verstuurd Verificatiecode.
Open de mail en vul in dit het scherm de code in en klikt op Code verifiëren.
Klik daarna op de knop Doorgaan.
U moet dan vervolgens een wachtwoord aanmaken. Klik daarna op Doorgaan en u bent ingelogd in VisionPlanner.
Rijkse is één van de toonaangevende accountantskantoren van Zeeland. Een leuke en uitdagende plek om te werken. Ook werken bij Rijkse? Kijk dan op onze werken bij website en solliciteer!
