=

Handleidingen

Mocht u werken met Rijkse Connect, dan zult u reeds ondervonden dat het meest voor zich spreekt. Maar omdat we graag willen dat u van alle functionaliteiten gebruik maakt die u tot uw beschikking heeft, hebben we hieronder beknopte en makkelijk leesbare handleidingen geplaatst.

Rijkse Connect Portal Scan en klaar Twinfield Rijkse Connect Business Monitor

Rijkse Connect Portal

Rijkse Connect app
Met de Rijkse Connect app kunt u op makkelijke en veilige wijze informatie uitwisselen en samenwerken met ons. De app is universeel en werkt op zowel iPhone als iPad en er is een versie speciaal voor Android. Klik hier voor meer informatie.

Aan de slag met ons klantenportaal
Met ons Rijkse Connect Portal kunnen we online met u samenwerken. Het klantenportaal bestaat uit diverse onderdelen, de belangrijkste functionaliteit en meest gestelde vragen worden uitgelegd in dit document.

Uploaden van documenten

1. Login op het portaal
2. Ga naar menu | Dossier | Dossier | Upload . U komt in het volgende scherm:

bestanden uploaden-1

3. Klik op de knop bestanden uploaden-2 en blader op het eigen systeem naar het bestand dat op het portaal geplaatst dien te worden. Selecteer het bestand of selecteer meerdere bestanden en kies voor (openen).
De bestanden die geselecteerd zijn om te uploaden worden onderin het scherm getoond in een groene balk:
bestanden uploaden-3

4. Klik op de knop bestanden uploaden-4 om de bestanden daadwerkelijk te uploaden naar het portaal

Als alles goed is gegaan verschijnt er in het scherm een melding dat de bestanden zijn
geupload en dat uw contactpersoon bij Rijkse acountants & adviseurs hier een notificatie van krijgt.

bestanden uploaden-5


Accorderen van uw aangifte inkomstenbelasting (IB)

Voordat we uw aangifte inkomstenbelasting namens u naar de Belastingdienst sturen, willen we graag dat u het document bekijkt en akkoord gaat met de inhoud. Hier kunt u deze akkoordverklaring online verstrekken.

Instructie

Om uw belastingaangifte goed te keuren (te accorderen), gaat u als volgt te werk:

  • Log in op Rijkse Connect Portal met uw gebruikersnaam en wachtwoord
  • Ga naar de te accorderen aangifte door te klikken op het juiste aangifte-linkje in het onderdeel ‘Meldingen’ in het startscherm.
  • Een andere mogelijkheid om naar de te accorderen aangifte te gaan is via menu | Accorderen | Documenten | Accorderen
  • Ga in het accorderingsscherm als volgt te werk:
  1. Klik op het icoontje icoontje aangifte rapportom uw aangifte-rapport te bekijken. U kunt het bestand daarna ook evt. opslaan of printen.
  2. Geef aan of u akkoord gaat akkoord of niet akkoord niet akkoord gaat met deze aangifte.
  3. Voeg eventueel een opmerking toe door op tekst te klikken.
  4. Klik onder de bevestigingstekst op sms-code om een SMS-token op uw mobiele telefoon te ontvangen.
    U ontvangt nu op uw mobiele telefoon een SMS-bericht met daarin een unieke bevestigingscode:
    rijkse connect bevestigingscode
  5. Geef deze bevestigingscode in, en klik op knop ‘Verstuur’
    U krijgt een melding dat het verzenden geslaagd is.

scherm-aangifte-ib-accorderen


Accorderen aangiftes BTW en VPB

Voordat we bepaalde documenten namens u naar uitvragende partijen, zoals de Belastingdienst, Kamers van Koophandel of de bank sturen, willen we graag dat u het document bekijkt en akkoord gaat met de inhoud. Hier kunt u deze akkoordverklaring online verstrekken.

Instructie

Om een document, bijvoorbeeld een belastingaangifte of een jaarrekening goed te keuren (te accorderen), gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op het document om dit te bekijken. U kunt het bestand daarna ook opslaan.
  2. Geef aan of u akkoord gaat goed of niet akkoord Naamloos gaat.
  3. Voeg eventueel een opmerking toe door op tekst te klikken.
  4. Klik onder de bevestigingstekst op sms-code om een SMS-token op uw mobiele telefoon te ontvangen.
  5. Klik op de knop ‘Verstuur’.
    U krijgt een melding in het scherm of het verzenden is geslaagd.

scherm


Aanmaken extra klantgebruiker
Lees hier hoe u zelf een extra klantgebruiker kunt aanmaken om toegang te verlenen tot uw eigen omgeving op het Rijkse Connect Portal

Scan & Klaar! (Basecone)

Scan & Klaar! app
Met onze Scan & Klaar! app kunt u eenvoudig en snel alle facturen, bonnetjes en documenten aanleveren zodat deze met één klik verwerkt worden in uw administratie.

Hoe kan ik bestanden aanleveren?
Het aanleveren van documenten en facturen kan eenvoudig door de bestanden te e-mailen naar het uniek e-mailadres per administratie, te slepen in de webapplicatie, of via de App voor iPhone of Android.

E-mailen van bestanden
Uw administratie in Basecone beschikt over een uniek e-mailadres. Dit wordt door Rijkse aan u verstrekt.
(Het adres voor uw administratie staat ook vermeld aan de linkerkant van uw overzichtsscherm in de webapplicatie van Basecone)

Ontvangstbevestiging
Zodra u een of meerdere bestanden naar Basecone heeft gestuurd ontvangt u een ontvangstbevestiging zodat u kunt vaststellen of het aanleveren is gelukt. Een ontvangstbevestiging geeft ook aan wanneer een bestand niet in een administratie geplaatst kon worden.

Slimme tips
U kunt bij het versturen van een factuur al direct een tag of label meegeven aan uw bijlage. Voeg bijvoorbeeld [ink] toe aan de onderwerpregel om uw bijlage(n) direct als inkoop te kenmerken. U gebruikt bijvoorbeeld [vrk] voor verkoopfacturen.
Tevens kunt u commentaar meegeven. Gebruik de volgende code in uw e-mail (dus niet in de onderwerpregel):
[* hier schrijft u uw commentaar *]
om het commentaarveld in Basecone automatisch te vullen.

aanleverenBestanden slepen

U kunt bestanden in Basecone slepen door één of meerdere bestanden op uw computer te selecteren en te slepen in het Aanlevervak in Basecone. Laat de bestanden los in het vak en uw bestanden worden in Basecone geplaatst. U kunt op deze manier tot ongeveer 100 documenten tegelijk aanleveren. Ook kunt u met uw muis op het vak klikken om (afhankelijk van de mogelijkheden van uw internet browser) een of meerdere bestanden te selecteren.

Scan en Klaar app
hoe kan ik bestanden aanleveren2
U kunt bestanden ook aanbieden via onze Scan en Klaar app. Dit is vooral geschikt voor kas-en pinbonnetjes.

1. De eerste keer dat je inlogt, dien je aan te melden met een door Rijkse verstrekte naam en wachtwoord.
2. Na stap 1 kun je een (zelfgekozen) pincode invoeren, deze code dien je in het vervolg te gebruiken om sneller in de app te komen.
3. Maak een foto of kies er een die al op je telefoon staat.
4. Tag het document (hoe kan ik bestanden aanleveren3) en wijs het toe aan de juiste soort en administratie.
5. Verzend het document naar het archief (hoe kan ik bestanden aanleveren4). Nu kan hij worden geboekt en is hij ook zichtbaar in het archief.


Aanleverinstructies, formaten en overige tips

Bestanden en bestandsformaten

Voor documenten die herkend en geboekt moeten worden raden wij aan om Pdf-formaat te gebruiken.
Voor bestanden die alleen opgeslagen dienen te worden als archiefstuk zijn de volgende formaten ook toegestaan:
.pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .png, .tif, .tiff, xls, .xlsx, .docx, .txt, .csv, .swi, .mt940, .940, .sta, .zip

Overige tips

– Probeer op een vaste dag de facturen te mailen of te uploaden.

– Hou voor eigen gemak goed bij of een factuur reeds doorgezet is naar het archief. Dit kan door op een gescande factuur een stempel, paraaf of letter ‘S’ (Scan) te zetten.
Als een PDF-factuur gelijk vanuit de inbox wordt doorgezet is het aan te bevelen om deze te slepen naar een aparte map ‘naar Rijkse’ oid.
– Scannen en mailen van de facturen naar een door ons aangemaakt, uniek mailadres:

Inkoopfacturen:
• Apart bestand met facturen die maar 1 pagina hebben.
• Facturen die uit meerdere pagina’s bestaan liefst per stuk / per factuur aanleveren.
• Apart bestand met “kassa/pinbonnen” (bijv. Praxis, Albert Heijn etc.), dit kan echter ook met onze “Scan en Klaar app”.

– Eventueel afspraak maken met leveranciers dat facturen doorgemaild (CC) kunnen worden naar voornoemd mailadres.

– Let op dat de facturen niet op hun kop worden in gescand, is vrij lastig te verwerken.

– Over andere documenten waarover wordt getwijfeld kan het beste even worden gecommuniceerd met uw contactpersoon bij Rijkse.

– Mocht er een creditcard in gebruiken zijn, graag het maandelijkse overzicht samen met de betaalde facturen/bonnen in één bestand mailen naar het archief.

– Speciaal voor kas-en pinbonnetjes hebben wij de “Scan en Klaar app”. Hiermee kan een foto worden gemaakt van zo’n bonnetje en gelijk worden doorgestuurd. Deze is minder geschikt voor A4 facturen, want dan worden de cijfers en letters te klein om goed te kunnen verwerken.


Raadplegen archief

Archiveren en opvragen van documenten
Al heel snel ontstaat in Basecone een online archief van alle documenten die u heeft verwerkt en de documenten die u alleen wilt opslaan zonder te boeken in uw boekhouding. Het is handig als u alle documenten kunt doorzoeken, inclusief de boekstuknummers en andere boekingsgegevens. Dit kan in het Archief van Basecone.
U kunt het archief in Basecone op twee manieren benaderen. De eerste optie is via het menu in Basecone, de tweede optie via de snelkoppeling in het Overzichtsscherm.

1. Via het menu in Basecone
Raadplegen archief1

2. Via de snelkoppeling in het Overzichtsscherm
Raadplegen archief2

Doorzoeken
In het Archief kunt u zoeken naar documenten door aan de linkerzijde zoekcriteria in te geven. U kunt een oneindige combinatie maken van zoekcriteria. Zo kunt u zoeken naar documenten tussen twee datums en bedragen in combinatie met een bepaalde tag. U kunt uw zoekcriteria verfijnen en uitbreiden totdat u de gegevens hebt gevonden die u zoekt.
In het overzicht ziet u de belangrijkste kenmerken van de getoonde documenten.
Raadplegen archief3

Detailgegevens
Als u op een documentregel klikt kunt u de detailgegevens van de factuur opvragen. Tevens kunt u door de pagina’s van uw document bladeren of het document vergroten of verkleinen op uw scherm.
U kunt het document downloaden en opslaan en het document afdrukken.
Raadplegen archief4

Document tijdlijn en document details
De document tijdlijn geeft een overzicht van alle stappen die een document heeft doorlopen, en wie de actie heeft verricht.
Tevens ziet u welk Commentaar er in het verleden aan het document is toegevoegd.
Raadplegen archief5
De document details geeft een overzicht hoe het document is geboekt in uw boekhoudsysteem. De herkende waarden zoals factuurnummer of bedragen zullen na het taggen getoond worden. Alleen wanneer het document is geboekt zal het
boekstuknummer, grootboekrekeningen en andere gegevens getoond worden. Zo kunt u altijd nagaan hoe de factuur via Basecone in uw boekhouding is geboekt.
Raadplegen archief6

Let op:
Wanneer u later in uw boekhouding de (concept)boeking aanpast, zullen de boekingsgegevens in Basecone ongewijzigd blijven. Zo kunt u in Basecone altijd nagaan hoe de factuur naar uw boekhouding is verzonden.

Extra opties
Wanneer u twee of meer documenten selecteert krijgt u extra opties te zien. Zo kunt u meerdere documenten verwijderen, tenzij deze reeds verwerkt zijn, en u kunt uw documenten downloaden. De geselecteerde documenten krijg u aangeboden
in een gecomprimeerd bestand (ZIP-bestand). U kunt tot 50 documenten tegelijk downloaden. Uiteraard kunt u meerdere keren een gecomprimeerd bestand met 50 documenten aanmaken, zodat u alle documenten kunt downloaden.
Raadplegen archief7


Twinfield

Factureren met Twinfield NEO

Met het factuur dashboard voert u als ondernemer zelfstandig de volledige verkoopadministratie. U maakt zelf offertes en verkoopfacturen aan welke direct in de administratie geboekt worden. Daarnaast heeft u zicht op de openstaande posten, waardoor u grip heeft op het betalingsgedrag van uw klanten.
*Voor schermvoorbeelden en korte uitleg, klikt u hier
*Voor een uitgebreide handleiding in PDF, klikt u hier


Betaaladvieslijst aanmaken

Via Twinfield kunt u automatisch een betaalvoorstel aanmaken van uw ingeboekte crediteurenfacturen.
Het proces van automatisch betalen omvat de volgende stappen:

1. Selecteren van openstaande posten
2. Beoordelen betaaladvieslijst
3. Aanbrengen van wijzigingen (indien nodig)
4. Autoriseren betaalrun
5. Betaalbestand maken
6. Afronden betaalrun

Voor een uitgebreide handleiding klikt u hier


Automatische bankkoppeling aanleggen met de RABO bank
Om de koppeling met de RABO bank tot stand te brengen dient u het volgende uit te voeren :

Voorwaarde:
U dient te beschikken over Rabo Internetbankieren Professional anders zijn bepaalde menukeuzes niet aanwezig.
U heeft een eenmalige toegangscode ontvangen van Twinfield.

• Ga in Rabo Internetbankieren naar het menu Internetbankieren | Betalen en Sparen | Online boekhoudpakket | Instellingen
• Kies in dit scherm bovenin voor ‘Twinfield’ en vervolgens voor ‘Rekeningen onderhouden’
• Vervolgens wordt er gevraagd om in te loggen. Kies nu voor ‘Ik heb een eenmalige toegangscode’.
Koppeling
• Vul in dit scherm de gegevens in zoals die zijn ontvangen in het mailbericht van Twinfield.
Koppeling
• U kunt nu aangeven welke functionaliteit per rekeningnummer gebruikt gaat worden, zoals het ontvangen van bankafschriften rechtstreeks in de administratie, het versturen van betalingen, het versturen van ontvangstbevestigingen, etc. Dit kunt u doen door een vinkje te zetten achter het betreffende rekeningnummer.
• Als u deze stappen hebt doorlopen kunt u het proces voltooien door middel van het inloggen met de Random Reader.

Voorbeeld mailbericht


Automatische bankkoppeling aanleggen met de ABN AMRO bank

Om de koppeling met de ABN AMRO bank en Twinfield tot stand te brengen dient u deze eerst te activeren. Dit kan telefonisch of online:

Telefonisch: bel de ABN AMRO op 0900 – 0024.
Let op! Er wordt telefonisch gevraagd om een relatie- of contractnummer. Dit betreft een verificatiecode die u zelf mag bedenken en opgeven.
Gezamenlijk met de mail die u ontvangt van de ABN AMRO dient u deze door te geven aan uw contactpersoon bij Rijkse die vervolgens de vervolgstappen kan uitvoeren.

Online: heeft ABN AMRO de handtekening van de rekeninghouder nodig. U dient het formulier dan online in te vullen, uit te printen, te ondertekenen en op te sturen naar ABN AMRO. Belangrijk om rekening mee te houden: alleen de rekeninghouder kan en mag de koppeling aanvragen.
De gegevens die u vervolgens via mail ontvangt dient u dan gezamenlijk met de door u opgegeven verificatiecode aan uw contactpersoon bij Rijkse te geven die vervolgens de vervolgstappen kan uitvoeren.

Voorbeeld mailbericht

Koppeling ABN-1


Automatische bankkoppeling aanleggen met de ING bank

Om de koppeling met de ING bank en Twinfield tot stand te brengen dient u deze eerst te activeren:

Voorwaarde:
U heeft een eenmalige toegangscode ontvangen van Twinfield.

1. Aanvragen koppeling bij ING
• Log op de gebruikelijke manier in bij ‘Mijn ING Zakelijk‘
• In het onderste menu gaat u naar de link ‘koppeling boekhoudpakket’ (via: Gegevens en Instellingen). Selecteer hier ‘Twinfield’ en kies voor ‘Aanvragen-Wijzigen’
• Vervolgens wordt er gevraagd om in te loggen in Twinfield. Kies nu voor ‘Ik heb een eenmalige toegangscode’.
Koppeling
• Vul in dit scherm de gegevens in zoals die zijn ontvangen in het mailbericht van Twinfield.
Koppeling
• Vervolgens kunt u aangeven of u de automatische import wilt instellen. Een vinkje bij Transaction (Statement) / Transactie (Afschrift) zorgt ervoor dat uw banktransacties dagelijks in Twinfield onder e-bankafschriften verschijnen. Bij ‘Bank’ staan uitsluitend de bank-dagboeken die reeds zijn aangemaakt in uw omgeving.
Koppeling ING-3
• Wanneer u hierna klikt op “next” of “volgende” komt u terug in uw Mijn ING Zakelijk omgeving. Hier kunt u de koppeling bevestigen. U dient hierbij de TAN-code die u op uw mobiele telefoon ontvangt in te vullen.

Voorbeeld mailbericht

Koppeling ING-4


Businessmonitor (Visionplanner)

Werken met het dashboard

Met je persoonlijke dashboard op onze Business monitor heb je snel inzicht in actuele cijfers.

Wat vindt je waar ?
home

Home
Linksboven vind je de homeknop. Via deze button kom je altijd terug bij je presentatiescherm.

Administratie
Naast de homeknop vind je een overzicht van al de administraties die jij gekoppeld hebt aan het systeem. Je kunt hier eenvoudig wisselen tussen de verschillende administraties.

Standaard presentatie
Met de knop daarnaast, kan je wisselen van presentatie (indien van toepassing).

Alerts
Met de knop alarm kunnen de zogenaamde “alerts” worden geraadpleegd. Dit is een automatische melding als er iets in de administratie sterk verandert. Bij vragen over bepaalde alerts kunt u uiteraard uw contactpersoon bij Rijkse raadplegen.

Verversen
Als de presentatie wordt geopend worden automatisch alle gegevens uit het pakket ingelezen (”ververst”). Mocht je handmatig willen verversen kan dat dmv de knop verversen.

Tabbladen
Elk presentatiescherm bestaat uit verschillende tabbladen, die de belangrijke cijfers presenteren.

Selectie presentatieperiode
Presenteer jij je cijfers liever per kwartaal? Geen probleem. Via het kalendericoon agenda (rechts bovenin het scherm), selecteer je zelf de gewenste periode. Je hebt hierbij keuze uit maanden, kwartalen, halfjaren en jaren.

Printen
Indien noodzakelijk kan het geselecteerde tabblad worden afgedrukt middels het printen-icoon

Uitleg presentatiescherm
Elk presentatiescherm is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Al deze onderdelen zijn nodig om een goede presentatie van jouw cijfers weer te geven. Zo beschik je over verschillende tabbladen, die afzonderlijk de belangrijke cijfers van jouw bedrijf presenteren. Elke presentatie is opgebouwd uit verschillende grafieken (widgets). Deze grafieken zijn gebaseerd op alle cijfers uit je boekhoudpakket en de bedrijfsgegevens die jij hebt ingevoerd. Daarnaast geven de grafieken een prognose (toekomstverwachting) over het komende boekjaar. Via deze knop aan de rechter bovenzijde van het scherm, krijg je inzicht in de gegevens en de modules die je kunt gebruiken voor de opbouw van je presentatie. Je kunt de presentaties ook afzonderlijk delen met jouw klanten of medewerkers.

Inzoomen tot op de factuur
Omdat we gebruik maken van het documentenarchief van Basecone, kan je vanuit de presentatie inzoomen tot op de factuur. Klik binnen de presentatie op de categorie waarop jij wilt inzoomen. Klik elke keer een stapje verder. Zo kun je bij specifieke uitschieters precies nagaan waardoor deze worden veroorzaakt.
specificatie


Eerste keer inloggen / Meteen aan de slag!

Om uw cijfers daadwerkelijk in te kunnen zien sturen wij u een email waarmee wij u uitnodigen om aan de slag te gaan:

Eerste keer inloggen-1

Wanneer u in de email klikt op Eerste keer inloggen-2 krijgt u een scherm te zien waarin u een wachtwoord kunt maken.
Eerste keer inloggen-3
Dit wachtwoord moet voldoen aan een aantal kenmerken. Wanneer uw wachtwoord hier niet aan voldoet dan krijgt u de volgende melding:
Eerste keer inloggen-4
Zodra u een geldig wachtwoord heeft ingevuld kunt u uw cijfers inzien.

Eerste keer inloggen-5


Uw dashboard opstarten vanuit Rijkse connect Portal (SSO)

Om vanuit uw Rijkse Connect Portal gelijk uw Visionplanner dashboard te bekijken, hebben wij eenmalig een zogenaamde Single Sign On Code (SSO) nodig. U gebruikt zo’n Single Sign On code om direct in te loggen zonder wachtwoord en mailadres te gebruiken.
U kunt onderstaande stappen doorlopen om dit eenmalig aan ons te verstrekken:

Stap 1 | Log in bij Visionplanner
Ga naar https://cloud.visionplanner.nl/ en log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Stap 2 | Ga naar Mijn gegevens
De instellingen voor de SSO kunt u vinden door rechtsboven in het scherm op de pijl naar onder te klikken. Kies voor ‘Mijn gegevens‘.
SSO-1
Stap 3 | Kopieer de SSO code
Klik nu onder de gegevens op ‘Single Sign On tonen‘. U kunt de code nu kopiëren door deze te selecteren en te plakken in een email bericht. Deze mail kunt u sturen naar portal@rijkse.nl of naar uw relatiebeheerder bij Rijkse accountants & adviseurs.

LET OP:
-We willen de code hebben en niet de URL.
-Ga zorgvuldig om met deze SSO code.

SSO-2

Logos